Si tenéis una pyme en Jávea es muy fácil pensar que “eso del backup” es algo que ya se verá. Hasta que un día pasa: un archivo que desaparece, un ordenador que no arranca, un ransomware, un empleado que borra una carpeta sin querer o un fallo de luz que deja un disco tocado. Y ahí llega la frase más peligrosa del mundo: “creo que había copia…”
Un buen backup no es “tener un disco externo por ahí” ni confiar en que “la nube lo guarda todo”. Un buen backup es un sistema con tres cosas claras: qué se copia, cada cuánto, y cómo se recupera.
En este artículo os dejo una guía práctica, pensada para pymes, para que podáis montarlo bien o, como mínimo, saber si lo que tenéis ahora os protege de verdad.
Cuando hablamos de backup en una empresa, el error típico es irse a extremos: o se intenta copiar “todo” sin criterio (y al final no funciona bien), o se copia solo “lo que me acuerdo” (y falta lo más importante). La forma correcta es pensar en procesos, no en archivos.
En la mayoría de pymes, lo crítico suele estar aquí:
Presupuestos, facturas, contratos, plantillas, proyectos, documentación de clientes, diseños, Excel “de los buenos”, etc.
Programas de gestión, bases de datos locales, exportaciones, carpetas de trabajo del asesor… y ojo con los “programas viejos” que guardan datos en el ordenador de un solo usuario.
Si usáis Microsoft 365 o Google Workspace, que esté en la nube no significa que sea inmune a borrados, errores de sincronización o accesos indebidos. En muchos casos conviene tener un backup adicional de correo y archivos.
Si tenéis un ERP, CRM, TPV o software específico, hay que saber dónde guarda la información: puede ser en la nube, en un servidor, en un NAS o en un equipo local.
Esto se olvida muchísimo: configuración del router/firewall, switches, puntos de acceso WiFi, centralita/VoIP, cámaras, usuarios… Si un día hay que reponer un equipo, recuperar la configuración ahorra horas (y dinero).
No todo tiene el mismo valor. Por ejemplo: descargas, cachés, temporales, programas que se reinstalan fácil, archivos duplicados o “por si acaso” que nadie usa. Se pueden incluir, sí, pero no deben quitar prioridad a lo crítico.
Regla rápida de pyme: lo que os costaría horas o días rehacer, eso entra en backup.
Aquí entran dos conceptos que conviene tener claros, sin ponerse técnico:
No se trata de copiar “sin parar”, se trata de copiar con lógica: más frecuencia donde hay más actividad y más riesgo.
Una pyme suele empezar con “tengo un disco USB”. Eso no es backup sólido, porque si hay robo, incendio, sobretensión o ransomware, puede caer todo a la vez.
La regla más conocida (y más útil) es la 3-2-1, en versión simple:
Y si vuestra actividad depende mucho de internet, aquí encaja el concepto de continuidad: no solo copiar datos, también asegurar que podéis seguir trabajando aunque haya una incidencia (por ejemplo, con conectividad alternativa o procedimientos claros).
Esta es la parte más importante. Un backup que “dice que copia” pero no se prueba es como un extintor que nunca se revisa.
Una vez al mes, haced esto:
Además de archivos, probad recuperar:
Simular un escenario real:
Y comprobar cuánto tardáis en volver a operar. Es increíble lo que se descubre aquí: permisos que faltan, rutas que cambian, backups incompletos o copias que no incluyen lo que creíais.
En una pyme, el backup no es un lujo: es un seguro operativo. Y lo más importante no es “tener copias”, sino saber que podéis recuperar lo que os hace funcionar.
Si estáis en Jávea o alrededores y queréis que revisemos vuestro backup (o montemos uno bien planteado, con pruebas y alertas), lo hacemos con un enfoque sencillo y práctico: sin complicaros, pero dejando el negocio protegido.
